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20則日常商務Email書信往來的小訣竅

圖片來源:pixabay

從事文字工作超過二十年,絕大部分的工作都是透過 Email、Msn、臉書、Line 等數位通訊系統進行溝通。

久而久之,摸索出一套自己的商務書信往來方法,本文略為整理二十則小技巧,跟大家分享分享。

或許您未必都同意,也許有些您已經在做,但不妨參考看看,應該可以讓商務文書往來的時間節省很多!

  1. 不要在自己方便的時候聯絡客戶,要在客戶方便的時候聯絡客戶。
  2. 客戶來訊,要及時回覆,不要拖延。
  3. 傳達給客戶的訊息,要讓對方在零碎時間內就能讀完且回覆(精簡且易懂)。
  4. 商務書信往來,盡量採用條列式書寫,一句一行,多換行,使用短段落,不要寫落落長一段文字!

  5. 工作能力強的人,處力文書訊息的速度也很快而且多。
  6. 工作中大部分的訊息回覆都有套路可以依循,早日找出自己守備範圍內的相關套路,建立好模組架構,方便日後使用。
  7. 回覆陌生/新客戶時,不妨採用同步技巧,模仿對方的文字修辭邏輯,容易建立親切感!
  8. 工作書信往來,只談正事,不談八卦。若要談八卦,聚會閒聊時再說,莫讓八卦留存於文字紀錄,保護自己也避免讓客戶為難。
  9. 不需要請示上級或開會決議者,請立刻回覆!
  10. 在一定金額以下的工作項目,授權給窗口自行處理,可以加快訊息處理速度。
  11. 年節未必需要傳罐頭訊息問候,但是,每有決策/結果產生都應該以訊息向對方確認,取得雙方共識,不要有自以為可以的態度。
  12. 訊息回覆,盡量言簡意賅,替客戶節省時間!
  13. 以事件主旨作為信件主旨,同一事件在同一封信件底下往返,盡量不要另開新信件,方便訊息管理。
  14. 職稱、姓名與附加檔(如果有)務必再三確認,不要出錯。
  15. 出錯難免,盡速補上訂正後的正確訊息,還有誠摯的道歉即可!
  16. 碰到引發人情緒的訊息,無論是開心或是不開心,都切莫立即回覆,可以擱置一陣子,等情緒走完再回覆。商場上的訊息往返,最好能夠確實的剝除訊息中的情緒,不被干擾或誤導!
  17. 下班後要不要回覆訊息,可以在一開始就決定好規則,只是規則決定後就要遵守,不要三心二意。
  18. 不要用書信打探消息!

  19. 客戶的工作或人生有重大成就/突破時,給予祝福但不要過於殷切或讓人感覺攀附!

    圖片來源:LINE官網截圖
  20. 每次回信都記得摘錄客戶所表述的訊息重點,一來向對方再確認,二來表示尊重,三來留下憑據(我這樣理解是你所認可的)。

原文出自 Zen大的敦南新生活,芋傳媒經授權轉載。

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